1. Propósito

BDS Group reafirma su compromiso con los más altos estándares de ética, transparencia, integridad y sostenibilidad.

La presente política establece:

• Los mecanismos para la recepción de quejas y denuncias
• El proceso de gestión, investigación y resolución
• Las medidas de protección para denunciantes
• Los lineamientos para prevenir y gestionar riesgos éticos y ESG

2. Alcance

Esta política aplica a todos los grupos de interés internos y externos, incluyendo:

• Empleados (tiempo completo, parcial y contratistas)
• Clientes y usuarios
• Proveedores y aliados de la cadena de suministro
• Socios comerciales
• Comunidades y público en general

Esta política es vinculante y se incorpora en contratos, acuerdos comerciales y procesos de vinculación.

3. Mecanismo de Quejas y Denuncias

3.1 Conductas que pueden ser reportadas

Se podrán reportar, entre otras:

• Fraude, corrupción, soborno o conflictos de interés
• Incumplimiento legal o regulatorio
• Violaciones a derechos humanos
• Prácticas laborales injustas o inseguras
• Impactos ambientales negativos
• Incumplimiento del código de ética, políticas internas o compromisos ESG

Exclusiones:
No se gestionarán por este canal asuntos personales sin relación con la conducta organizacional o temas internos sin impacto a terceros.

3.2 Canales de reporte

BDS Group dispone de los siguientes canales:

• Correo electrónico: sarteaga@bdsgroup.co
• Formulario web de denuncias
  
• Canal interno para empleados.

En casos sensibles, la organización podrá habilitar canales externos o independientes para garantizar imparcialidad.

El denunciante podrá presentar la información de forma anónima o identificada.

3.3 Información mínima del reporte

Se recomienda incluir:

• Descripción de los hechos
• Fecha, hora y lugar
• Personas involucradas
• Evidencias disponibles

4. Proceso de Gestión de Quejas

4.1 Etapas del proceso

4.2 Criterios de aceptación de quejas

Una queja será aceptada cuando:

• Esté relacionada con actividades de BDS Group o su cadena de valor
• Existan elementos razonables para su análisis
• No corresponda a exclusiones definidas

4.3 Comunicación con el denunciante

BDS Group garantiza:

• Información clara sobre el proceso y tiempos
• Actualizaciones periódicas del estado del caso
• Comunicación formal del resultado
• Justificación en caso de no aceptación

4.4 Gobernanza del proceso

• Responsable de cumplimiento: Gestión integral del caso
• Equipo investigador: Interno o externo según complejidad
• Alta dirección: Supervisión de casos críticos

4.5 Trazabilidad y registro

Todas las quejas serán registradas en un sistema interno mediante un número de caso único, asegurando:

• Trazabilidad
• Seguimiento
• Auditoría
• Control de tiempos y resultados

4.6 Acciones frente a incumplimientos

Según los resultados, BDS Group podrá:

• Implementar medidas correctivas
• Terminar relaciones contractuales
• Reportar a autoridades competentes
• Restringir futuras relaciones comerciales

5. Política de Protección al Denunciante

5.1 Protección contra represalias

BDS Group adopta una política de cero tolerancia frente a represalias contra cualquier persona que denuncie de buena fe.

Incluye:

• Despido o degradación
• Acoso o intimidación
• Discriminación
• Terminación injustificada de contratos
• Restricción de oportunidades laborales o comerciales

5.2 Consecuencias de represalias

• Empleados: Medidas disciplinarias hasta terminación del contrato
• Proveedores/Clientes: Terminación de contratos
• Socios: Suspensión o finalización de relaciones comerciales

5.3 Confidencialidad y anonimato

• Protección de identidad del denunciante
• Confidencialidad estricta de la información
• Acceso restringido a personal autorizado
• Revelación sólo con consentimiento o por requerimiento legal

5.4 Mecanismos de protección

• Canales seguros y confidenciales
• Evaluación de riesgos para denunciantes
• Seguimiento a posibles represalias
• Protocolos especiales para casos sensibles

6. Debida diligencia y enfoque ESG

Las quejas relacionadas con aspectos ambientales, sociales o de gobernanza serán gestionadas bajo criterios de debida diligencia ESG, priorizando:

• Impactos sobre derechos humanos
• Riesgos ambientales
• Riesgos reputacionales y regulatorios

7. Indicadores y mejora continua

BDS Group realiza seguimiento a:

• Número de quejas recibidas
• Tiempo promedio de resolución
• Porcentaje de casos cerrados
• Tipología de incidentes

Estos indicadores permiten fortalecer el sistema y prevenir riesgos futuros.

8. Comunicación y accesibilidad

• La política está disponible en canales oficiales
• Es comunicada a empleados y terceros
• Se incluye en procesos de inducción y contratación

9. Capacitación

Todos los empleados reciben formación periódica sobre:

• Uso del canal de denuncias
• Ética y cumplimiento
• Protección al denunciante

10. Revisión

Esta política será revisada:

• Anualmente, o
• Cuando existan cambios regulatorios, organizacionales o estratégicos

11. Aprobación

Aprobada por la Alta Dirección de BDS Group como parte de su compromiso con la ética, la transparencia y la sostenibilidad.